Records manager / e-archiviste (m/f/d)

L'Administration parlementaire accompagne l'action de la Chambre des Députés dans ses fonctions législatives et politiques. Ainsi, les 60 députés peuvent, au quotidien, compter sur le soutien de plus de 170 fonctionnaires et salariés.

Si vous souhaitez mettre votre talent, votre engagement et votre dynamisme au service de la première institution du pays, veuillez noter que le service secrétariat général et archives désire recruter un∙e records manager / e-archiviste, par la voie du salarié∙e de droit privé. 

La Chambre des Députés dispose de ses propres archives qu’elle gère selon les dispositions de la loi sur l’archivage.

Attentifs à l’inclusion des collaborateurs dans toute leur diversité, nous sommes notamment signataires de la Charte de la Diversité d’IMS Luxembourg et tous nos postes sont ouverts aux personnes à besoins spécifiques, sous réserve de la compatibilité avec le poste à pourvoir.

Profil 

Vous êtes détenteur d’un diplôme de master en archivistique spécialisé dans la gestion des fonds numériques (ou toute dénomination équivalente, selon le pays d’études). Une expérience professionnelle significative dans la gestion d’archives électroniques constitue un avantage.

ou

d’un diplôme archivistique traditionnel avec une expérience professionnelle de 5 ans dans la mise en place d’un SAE et le traitement d’archives numériques.

Missions

Au sein de la cellule archives, vos missions consisteront à réaliser des tâches courantes et à gérer des projets archivistiques en cours ou à venir. A ce titre, vous serez amené∙e notamment à :

  • Participer à la mise en place de l’archivage électronique, notamment contrôler et effectuer les dépôts manuels vers le système d’archivage électronique (SAE).
  • Gérer et traiter les versements.
  • Trier et classer les fonds à l’état de vrac.
  • Rédiger et mettre à jour des instruments de recherche.
  • Vérifier la conformité des bordereaux d’élimination avec les instructions de tri.
  • Assister les services dans la préparation des opérations d’archivage.
  • Assurer un support aux utilisateurs (accueillir, orienter et gérer les demandes d’accès, effectuer des recherches) 
  • Participer à la valorisation des archives. 
  • Participer aux réflexions liées à l’open-data, à la protection des données à caractère personnel, entre autres.
  • Assurer une veille technologique et entretenir des liens avec la communauté professionnelle.
  • Préserver à long terme des informations sur tout type de support.
  • Participer aux projets de digitalisation des processus et de numérisation du papier.
  • Former et conseiller les agents en matière de records management et d’archivage.

Compétences techniques

  • Vous avez une connaissance des textes législatifs et réglementaires ainsi que les normes applicables en archivistique et records management (ISADG/G, ISAAR/CPF, RiC, etc.).
  • Vous maîtrisez les normes d'archivage préconisées par les Archives nationales de Luxembourg :
    (https://anlux.public.lu/fr/gerer-ses-archives/archivage-numerique-norme…).
  • Vous maîtrisez les connaissances archivistiques de base (versement, élimination, classement, description, cotation, indexation, communication, etc.).
  • Vous maîtrisez les techniques du classement, de l’encodage et de conservation indépendamment du support des documents d’archives (physiques ou numériques). 
  • Vous maîtrisez les règles de communication des documents et de conservation préventive.
  • Vous savez utiliser les outils de traitement de vracs numériques et connaissez le fonctionnement général d’un logiciel de gestion des archives électroniques.
  • Vous avez la capacité à gérer des projets de grande envergure sur le long terme et en collaboration avec d’autres services, notamment le service technologies de l’information.
  • Vous avez une bonne capacité d'analyse des processus métiers.
  • Vous avez de bonnes capacités de modélisation des informations de manière à les intégrer dans le SAE.
  • Vous disposez d’excellentes capacités rédactionnelles en français et vous maîtrisez l’anglais. La maîtrise du luxembourgeois et de l’allemand constitue un atout. Les candidats qui ne font pas preuve d’un niveau de luxembourgeois au moins équivalent au niveau B1 poursuivront impérativement des cours dispensés à la Chambre des Députés pour atteindre ce niveau.

Compétences comportementales

  • Vous êtes orienté∙e résultats et vous avez un sens aigu de l’organisation et de la planification.
  • Vous avez un sens des responsabilités particulièrement développé.
  • Vous aimez le travail en équipe.
  • Vous disposez de fortes compétences en communication, êtes flexible et résistant au stress.
  • Vous avez le sens de la confidentialité et vous faites preuve d’intégrité.

***

Ce poste est ouvert aux ressortissants des États membres de l’Union européenne.

La demande d’emploi motivée doit mentionner la référence exacte du poste brigué et obligatoirement être accompagnée :

  • d’un curriculum vitae détaillé ;
  • d’une copie du/des diplômes et/ou certificats d’études requis ;
  • d’un extrait de l’acte de naissance ;
  • d’une copie de la carte d’identité ou du passeport ;
  • du numéro de matricule national complet de 13 chiffres ;
  • d’une adresse de courrier électronique.

Les candidat∙e∙s présentant des diplômes étrangers sont prié∙e∙s de joindre (pour les diplômes d’enseignement supérieur) une inscription au registre des titres d’enseignement supérieur délivrée par le Ministère de l’Enseignement supérieur et de la Recherche.

Les candidatures incomplètes ne seront pas prises en compte. Une première sélection aura lieu sur dossier. Un extrait du casier judiciaire pourra vous être demandé.

Les candidat∙e∙s sont prié∙e∙s d’adresser leur demande par écrit (courriel ou voie postale) au service des ressources humaines de la Chambre des Députés, recrutements@chd.lu, ou au 26, rue du Marché-aux-Herbes, L-1728 Luxembourg, jusqu’au lundi 5 janvier 2025 au plus tard.

Les candidat∙e∙s retenu∙e∙s devront se soumettre à un test d’évaluation des compétences en la matière.

Dës Säit deelen